経営会議の資料の作り方
月次で用意する5枚

月次決算が終わると、次に待っているのが経営会議の資料づくりです。試算表を貼り、予算と並べ、部門別に切り直し、コメントを付ける——毎月同じ作業に半日から2日かかっている、という声は珍しくありません。しかも時間をかけた割に、会議では「で、どうするの？」と聞かれて答えに詰まる。この記事では、中小企業の経理担当者が月次の経営会議に向けて用意する資料を、枚数・並べ方・作り方の順に整理します。

資料は「報告書」ではなく「意思決定の材料」

最初に確認したいのは、経営会議の資料は報告のための書類ではないということです。数字を漏れなく載せることが目的なら、試算表をそのまま配れば済みます。それでも資料を作るのは、経営陣にその場で判断してもらうためです。

判断に必要なのは、次の3つだけです。

• どうなったか — 予算や前年に対して、実績がどれだけずれたか
• なぜそうなったか — ずれを作った科目・部門・商品はどれか
• どうするか — 放っておくと期末にどう着地し、何を変えれば戻せるか

この3つに答えていない資料は、どれだけページ数があっても会議では使われません。逆に言えば、この3つに答える最小限の枚数が正解です。

月次で用意する5枚

中小企業の月次会議なら、次の5枚で足ります。順番にも意味があります。

1. サマリ（1枚） — 売上・限界利益・営業利益・現預金残高の4つについて、当月実績・予算比・前年比・累計を並べる。会議の最初の3分で全体像が伝わる枚
2. 予実差異（1枚） — 予算と実績の差が大きい順に、科目または部門を上から並べる。金額の大きい順であって、率の大きい順ではない
3. 月次推移（1枚） — 主要な項目を月別に横へ並べ、傾向・季節性・段差を見る。単月では判断できないことがここで見える
4. 部門別または事業別（1枚） — どこが稼ぎ、どこが食っているかを分ける。共通費の扱いは毎月同じルールで固定する
5. 資金の見通し（1枚） — 現預金残高の推移と、今後数か月の入出金予定。利益が出ていても資金が回らない状況を先に見つける

1枚目のサマリだけは、数字の下に3行以内のコメントを付けます。それ以外の枚は数字だけで構いません。コメントを全部の枚に付けようとすると、作成時間が跳ね上がるうえ、読む側も追えなくなります。

差異をどう読むかは予算実績差異分析とは、推移表の設計は月次推移表の作り方、部門別の切り分けは部門別損益とはで詳しく扱っています。

数字の並べ方の基本ルール

同じ数字でも、並べ方で伝わり方が変わります。会議で迷いを生まないための決めごとを5つ挙げます。

• 単位を1つに揃える — 千円と百万円が同じ資料に混在すると、桁の読み違いが必ず起きる
• 予算・実績・差異・達成率の順で左から並べる — 毎月同じ並びにすると、経営陣が資料の読み方を覚えられる
• 差異はマイナスを赤にするだけでなく符号も付ける — 印刷やモノクロ配布で色が飛んでも読める
• 金額の大きい順に並べる — 率で並べると、金額の小さい科目が上位に来て打ち手につながらない
• 税込・税抜を資料の隅に明記する — 途中で変わると過去月と比べられなくなる

そして最も重要なのが、毎月同じ様式で出すことです。様式が変わると、経営陣は数字ではなくレイアウトを読むことに時間を使います。

会議で必ず聞かれる3つの質問に先回りする

資料を作ったら、配る前に自分で次の3つを聞いてみてください。答えられなければ、会議でも答えられません。

• 「この差はどこから来たの？」 — 差異の大きい科目について、内訳をもう1階層だけ持っておく
• 「このままいくとどうなるの？」 — 累計実績と残り月の予算から、期末の着地見込みを1行で言えるようにしておく
• 「先月も同じことを言っていなかった？」 — 前月の資料で挙げた課題が、今月どうなったかを1行で追う

3つ目は見落とされがちですが、会議の質を最も上げる部分です。前月の指摘が翌月の資料で追われていないと、会議は毎回その場限りの報告会になります。サマリの下のコメント3行のうち1行を、前月の課題の続報に充てるだけで変わります。

見るべき指標そのものを絞り込みたい場合は経営分析の指標とは、資金の見通しの作り方は資金繰り表の作り方を参照してください。

作成の手間はどこに溜まっているか

資料づくりに時間がかかるとき、時間を食っているのは考える部分ではありません。ほとんどが次の作業です。

• 会計ソフトから出した試算表を、資料の様式に合わせて貼り直す
• 予算の表と実績の表を突き合わせ、差異の列を計算する
• 部門別・商品別に切り直すために、集計をもう一度組み直す
• 数字の修正が出たとき、サマリ・差異・推移の3枚を貼り直す
• 前月の資料を複製して、日付と対象月を書き換える

どれも判断とは関係のない転記作業です。ここを削れば、空いた時間をコメント3行を練ることに回せます。締め自体を早める工夫は月次決算の早期化にまとめました。

Excelで作るときにつまずく点

5枚の資料はExcelでも作れます。ただし続けていくと、次の壁に当たります。

• 同じ数字が5枚に散る — 実績を1か所直すと、5枚すべてを確認して貼り直すことになる
• 部門や科目が増えると様式が崩れる — 行を挿すたびに合計範囲を直す必要が出る
• 切り口を変えると作り直しになる — 部門別で作った表を商品別で見たいと言われると、集計から組み直しになる
• 合計の参照ずれに気づけない — 数式が壊れていても表は普通に表示され、間違った数字のまま会議で使われる
• 担当者が休むと止まる — 手順がファイルの中にしかなく、引き継げない

最後の2つは、資料の信頼性そのものを損ないます。Excel管理の限界は予算管理にExcelの限界を感じたら？でも整理しています。

ツールを使うとどこが楽になるか

Zidottoは、売上・費用・利益を自由な軸で集計し、予算と実績を並べて見える化できる予算実績管理ツールです。会議資料の準備では、次の点で手間を減らせます。

• CSV/Excel取込 — 会計ソフトから出した実績を毎月取り込める
• 予算と実績の同時表示 — 予算との差異と達成率を各セルにそのまま出せ、計算し直す作業が要らない
• 「予実差異」の1枚を差の順に並べる — 予実比較で「差異」を表示したまま、「表示 ▾」の「行の並び順」で当月の列を選ぶと、科目や部門が金額の差の順に並ぶ（率の順にならない）。売上なら「小さい順」で未達の行が上に来て、棒グラフ・Excel出力も同じ並びで持ち出せる。「表示件数」を5件にすれば、同じ親の中で差の大きい5科目と、残りの科目の差をまとめた「その他（N件）」の1行の表になる（「その他」の行が要らなければ「表示 ▾」でまとめるのを外せる）。収益と費用が同じ親の下に並ぶ勘定科目の表では、「その他」は表示中の値をそのまま足した額なので、親の利益の行とは一致しない。並び順と表示件数に加えて予実比較の表示（差異・達成率と比較相手）もビューに保存されるので、この1枚をビューにしておけば、開く人が予実比較をオンにしていなくても毎月同じ差異の順で出る。共有リンクで経営陣へ渡しても同じ表になる。当月の列で並べたビューは、翌月に並べる列を選び直して上書き保存する
• 「説明が要る科目だけ」の1枚にする — 会議で必ず聞かれる「なぜ予算とずれたのか」に答えるべき科目を、件数ではなく金額の基準で選びたいときは、予実比較の「差異」を表示したまま「表示 ▾」の条件付きハイライトで閾値（たとえば50万円なら「500000」）を入れ、「超過・未達のある行だけ表示」にチェックする。差が閾値を超えて上回った・下回ったセルのある科目だけが残り、その表がそのまま「差異の説明」のページになる。どの部門の科目かが分かるよう親の集計行は残す（親の金額は隠した科目も含んだまま）。Excel出力・コピー・グラフも残った行だけになるので、配る資料と画面がずれない。閾値とこのチェックはビューに保存されないため、会議前に開いた人がその場で設定する
• 前年比も同じ操作で — 比較相手を「前年同期」に替えると、同じ表のセルが前年比・前年差になる。「年初からの累計」と組み合わせれば、サマリに並べる累計の前年比もそのまま出せる
• グラフにも予算・前年の線 — 予実比較を表示したまま棒グラフ・折れ線グラフを開くと、実績に比較相手（予算または前年同期）の系列が同じ色で重なる。経営陣が表より先に見るグラフでも、予算や前年に対する位置を1枚で示せる。「年初からの累計」もオンにすれば、線も棒も累計の額で描かれ、サマリに添える「年度累計の実績線が予算線に対してどこまで来ているか」の推移グラフを、Excelで作り直さずにそのまま貼れる
• 「このままいくとどうなるの？」に1行で答える — 期間を横軸に置いた表で、横軸の⚙（詳細設定）の期間一括切替から「着地見込みに設定」を押すと、実績の入力がある最後の月までは実績、それより後は予算（「見込み」の区分を選べば見込み）で埋まり、年度の列が期末の着地見込みになる。区分のフィルターは「実績」にしておき、「設定を保存」で確定する。予実比較の「差異」と組み合わせれば「このままだと年度で予算にいくら届かないか」を年度の列から読め、一度保存すれば翌月は実績を入れるだけで境界の月が自動で付いてくる。着地見込みのビューを1つ保存しておけば、毎月の会議前はそのビューを開くだけで最新の着地が読める
• 軸の切り替え — 部門別・商品別など切り口を変えても、表を作り直さずに出せる
• 修正の即時反映 — 数字を1か所直すと、関連する集計すべてに反映される
• AIによる要約（解釈）（ご自身の Gemini API キーを設定すると使えます） — 予実比較を表示したまま分析すると、実績の表と比較相手（予算・前年同期など）の表を一緒にAIへ渡すため、「予算未達の主因はどの科目か」「前年からの増減はどこから来たか」を日本語で返し、コメントに書くべき論点の下書きになる。「年初からの累計」もオンにしたまま分析すれば、累計の表（と比較相手の累計の表）も渡るため、サマリに並べる「年度累計で予算の何％まで来ているか」も同じ下書きに入る。分析の履歴はExcelに保存でき、AIに渡した比較相手の表も「比較相手」シート（累計を渡したときは「累計」「比較相手の累計」シートも）として残るので、コメントの根拠を後から確かめられる
• Excel出力 — 会議で配る形に整えて持ち出せる

画面イメージは活用シーン、実際の操作は画面ツアーで確認できます。月次の集計に使えるひな形は無料テンプレートで配布しています。

まとめ

• 経営会議の資料は報告書ではなく、意思決定の材料。「どうなったか・なぜか・どうするか」の3つに答える
• 月次で用意するのはサマリ・予実差異・月次推移・部門別・資金見通しの5枚。本編は増やさない
• コメントはサマリの3行だけに絞り、うち1行は前月の課題の続報に充てる
• 単位・並び順・符号・税込税抜を固定し、毎月同じ様式で出す
• 時間を食っているのは判断ではなく転記。明細を1か所に持ち、表は集計結果として出す設計にすると資料づくりが短くなる